Hoe je het ook wendt of keert, overgaan naar de Cloud is voor iedere organisatie een gegeven. Het enige verschil is het tijdpad waarin een dergelijke verhuizing plaatsvindt en de snelheid waarmee de voordelen van de moderne werkplek voor de organisatie gaan gelden. Maar hoe gaat de overstap eigenlijk, als je door wetten en praktische belemmeringen niet zomaar ineens en met alles wat je hebt over kunt? Edwin Ligthart, gespecialiseerd in digitale transformatie, legt het uit; Office 365 Exchange!
Door het Office 365-licentiemodel van Microsoft zien wij vaak dat een bedrijf op papier al veel meer onderdelen van het moderne werkplek concept mag gebruiken, dan zij werkelijk doet. De incorporatie van zogenaamde legacy systemen, datastromen via de Verenigde Staten (Microsoft is immers een Amerikaans bedrijf) en de mate van volwassenheid van de markt, heeft hen begrijpelijk tot op dit moment tegen gehouden.
Ik ben van mening dat de voordelen de nadelen hebben ingehaald en iedere organisatie met een gerust hart, de eerste stap in de transitie naar de Cloud kan maken. Door de centrale e-mailvoorziening voortaan vanuit de Cloud te benaderen, wordt de eerste stap in de juiste richting gezet. De gebruikers gaan de voordelen van het nieuwe werken ervaren en de impact en omvang van het project is relatief klein.
Iedereen naar de Cloud
Ga met het momentum dat nu om ons heen is mee. Voor alle voorheen geldende bezwaren zijn professionele oplossingen gevonden. Het nog langer negeren van deze vooruitgang kan betekenen dat je concurrenten de productiviteitsvoordelen ervaren, terwijl je zelf de bedrijfseconomische pluspunten nog niet in je businessmodel kan verwerken. Voor de positie van een organisatie op de lange termijn is dit een risico geworden.
Bedenk ook dat deze migratie van Office 365 Exchange naar de Cloud de laatste keer is dat er voor e-mail een ingrijpende aanpassing nodig is. In de Cloud profiteer je van de SaaS-aanpak. Dit betekent: eigen hardware met contracten heb je niet meer nodig, net als de daarbij horende (uitbestede) migratie. Alle upgrades en patches worden door Microsoft uitgevoerd en in een tempo dat je zelf niet kunt bijhouden. Alleen het functioneel beheer blijft voor je over.
Hoe doe je dat?
Voor onze opdrachtgevers is de migratie van Office 365 Exchange naar de Cloud vaak de eerste stap naar het ‘Modern Workplace’-concept van Microsoft. Er zijn in mijn ervaring wel een aantal zaken waar je op moet letten.
Het is bijvoorbeeld lang een gewoonte geweest dat de inloggegevens eindigen op .local. Met Exchange Online is dat echter niet meer mogelijk, en moet het e-mailadres op .nl eindigen. Ik adviseer in dergelijke gevallen om de inlognamen gelijk te maken aan het e-mailadres.
Tevens is het van belang dat er een koppeling gemaakt wordt tussen de Active Directory van de organisatie zelf en de Azure AD bij Microsoft in de Cloud. Alle gebruikers moeten bekend worden gemaakt in de Cloud. Gelukkig krijg je hierbij de hulp van de synchronisatie-tools van Microsoft. Met deze software zet je ook de bestaande mailboxen over naar de nieuwe omgeving. Omdat ook kalenderfuncties en vergaderzalen overgaan is het van belang om deze kopieerslag in één keer voor alles en iedereen te doen, of je gebruikers in logische eenheden op te delen. Het is daarbij verstandig vooraf vast te stellen of de uploadsnelheid van de internetverbinding toereikend is om de gegevens binnen de geplande tijd over te zetten.
De e-mailbox-grootte na migratie is voor elke gebruiker vrijwel onbeperkt en daar worden velen erg blij van. Opschonen omdat de e-mailbox fysiek volloopt hoeft niet meer.
Voor bedrijven en instellingen met meer dan vijftig mailboxen raad ik voorlopig ook aan een Exchange Hybrid-server op een virtuele machine op de eigen locatie te laten staan. Deze maakt onder andere het gebruikersbeheer veel makkelijker. De softwarelicentie is kosteloos te gebruiken en heeft nauwelijks tot geen onderhoud nodig.
Beveiliging
Er zijn buiten de technische aspecten ook een aantal algemene overwegingen die onderdeel uitmaken van het project. Niet elk bedrijf of instelling heeft de toegangscontrole op de e-mail al voorzien van multifactor-authenticatie. Dit project leent zich uitstekend om daar nu definitief mee te breken. Deze toevoeging effent bovendien het pad verder naar ruimere inzet van de Cloud. Een ander onderdeel van beveiliging is de backup. Het is belangrijk om je te beseffen dat Microsoft niet standaard een backup maakt van de Exchange online omgeving. De e-mail is veilig en redundant opgeslagen, maar dat is niet hetzelfde als een backup. Verwijdert een werknemer bijvoorbeeld een e-mail en ontdekt hij/zij na drie maanden dat dit een foutje was? Dan is de bewuste mail toch echt verdwenen, tenzij je zelf aanvullende maatregelen hebt genomen. Niet iedereen heeft dit nodig en natuurlijk zijn er goede oplossingen beschikbaar als de specifieke behoefte bestaat.
GDPR (AVG)
Sinds 25 mei 2018 is het vereist dat iedere organisatie, hoe groot of klein dan ook, voldoet aan de Europese privacywet GDPR (AVG). Bij een overgang naar de Cloud beschik je altijd over de laatste versie van Exchange, deze uitvoering is niet voor jouw specifiek gemaakt maar voor elke Exchange klant van Microsoft. In GDPR-termen betekent dit, dat organisaties zich minder zorgen mogen maken over compliancy van haar e-mailvoorziening. Microsoft kan immers niet anders dan voor ieder organisatietype een compliant versie creëren en toekomstige wijzigingen aan de wet tijdig door voeren.
Het voornaamste wat je nog wel moet doen, is vooraf bepalen in welke mate je afwijkt van de gemiddelde (standaard ingestelde) situatie en wat de aanpassingen voor jou dan zijn. Wees gerust, ook voor bijzondere situaties is Exchange Online al klaar.
Nu is het moment: overstappen naar de Cloud
Met voorgaande opsomming zijn alle variabelen die wij bij een Exchange Online-project belangrijk vinden geadresseerd. Heb je hier niet voldoende aan, neem dan gerust contact met mij op. Ik vul graag de gaten voor je in of neem de project verantwoordelijkheid volledig over.
Laat hier je gegevens achter, dan nemen wij contact met je op.