Nu de hybride cloud en de ‘consumerization of IT’ oprukt, is er een verschuiving zichtbaar naar gebruikersgemak, toegevoegde waarde en eenvoud van uitwisseling van informatie en apparatuur. IT-innovaties die we thuis al gebruiken, adopteren we daardoor ook sneller op ons werk, mits organisaties dit ook toelaten. Ben jij al over naar een digitale werkplek?
De verschuiving betekent dat de vraag naar de adoptie van deze technologieën en informatie-uitwisseling in een versnelling komt. Dat geldt ook voor de vraag naar efficiënter en flexibeler werkplekbeheer en ‑deployment. De werkplek ondergaat een evolutie van PC’s en Thin Clients naar mobiele apparaten als tablets en smartphones. Soms om alleen de e-mail te verwerken en het rooster te raadplegen, maar steeds vaker voor SaaS-applicaties als de ECD-applicatie en samenwerkings-tools als videobellen en een chatfunctie.
Prettiger en eenvoudiger
De verschuiving naar ‘mobiel, tenzij’ is een terugkerend thema bij diverse zorgorganisaties en met name aan in het segment ‘care’. “Recent voorbeeld was bij twee van onze klanten die beiden een traditionele it-omgeving hadden”, vertelt Manfred Pallencaöe van Avensus. “Dat wil zeggen dat ze hun bedrijfsapplicaties gepubliceerd kregen via een hosted desktop-concept, waarbij een stabiel netwerk, wifi of 4G-verbinding een belangrijke rol speelt voor een goede gebruikerservaring. Daarnaast is het onderhoud van zo’n hosted desktop-model arbeidsintensief en vaak niet voorzien van de nieuwste applicaties. Dit heeft lang goed gewerkt, maar door nieuwe ontwikkelingen zijn er mogelijkheden om de desktop-ervaring veel prettiger te maken voor de gebruikers en het onderhoud aan die werkplek-omgeving te vereenvoudigen. De ‘look & feel’ van Windows 10, Android en Apple sluiten veel beter aan bij de belevingswereld van de gebruiker die al meer gewend is aan Microsoft Outlook, Office 365 en allerlei mobiele apps.”
Vernieuwing
Beide organisaties uit dit voorbeeld hadden al de stap gezet om de bedrijfsapplicaties via SaaS te laten ontsluiten. Pallencaöe: “Ze wilden hun complete werkplek echter vernieuwen door gebruik te maken van de middelen die Microsoft beschikbaar heeft gesteld.” Vereisten zijn in dit geval Azure AD, Intune en Office 365. De gehele KA- & bedrijfsapplicatie-omgeving draait nu in de cloud. Daardoor wordt er geen gebruik meer gemaakt van terminal server-concepten, maar van software-diensten en ‘pay as you go’ dienstverleningscontracten. Dat biedt meer flexibiliteit en verbetert de productiviteit van de eindgebruikers.
OOBE
Avensus zorgt ervoor dat de werkplek geautomatiseerd wordt en op maat wordt ingericht. Dit wordt ook wel de ‘Out Of the Box Experience’ (OOBE) genoemd. Samen met de klant wordt vastgesteld welke informatie en applicaties op het device gepubliceerd moeten worden. Maar er kunnen ook apps in de stores uitgeschakeld worden. “Als je een Windows 10-apparaat koopt, worden die standaard met veel applicaties uitgerold, waaronder apps als Candy Crush, Xbox en dergelijke”, vertelt Pallencaöe. “Deze niet zakelijke apps kun je vervolgens in een console uitzetten.” Daarnaast bepaalt Avensus samen met de klant welke zakelijke apps wel vrij gedownload mogen worden vanuit bijvoorbeeld de Apple store of Microsoft store.
Ook is het mogelijk om de toegang tot het apparaat op afstand te blokkeren, mocht er sprake zijn van verlies of diefstal. Bovendien kunnen organisaties zelf bepaalde veiligheidsmaatregelen instellen en zorgen dat deze altijd aan staan. Denk hierbij aan het versleutelen van de harde schijf, het gebruik van antivirussoftware, de eis om een pincode in te toetsen om een app te gebruiken en de inzet van tweestapsverificatie. Daarnaast worden alle beveiligingsupdates, automatisch op de devices geïnstalleerd via de door Avensus toegepaste end point-protectie.
Het proces om OOBE in te zetten bestaat uit vijf eenvoudige stappen. Allereerst wordt het functionele ontwerp van de werkplek ontworpen en wordt er een pilot gemaakt van de nieuwe digitale werkplek. Vervolgens wordt de uitrol gepland en gebruikers centraal overgezet naar de nieuwe digitale werkplek. Gebruikers voeren de OOBE daarna uit voor zowel de laptop en tablet als de smartphone. Daarna kan de gebruiker weer aan het werk.
Eindgebruiker
Voor de eindgebruiker is het gemak misschien wel het belangrijkste. Het interessante van het OOBE-concept is dat een gebruiker niet langer naar een it-afdeling moet om een apparaat te laten installeren. De werknemer ontvangt zijn nieuwe device, voert zijn gegevens in en de werkomgeving wordt exact zo uitgerold zoals de organisatie dat wil. Binnen een half uur is het apparaat klaar voor gebruik, zonder dat hier een expert voor nodig is.
Dat scheelt ook veel tijd als het gehele bedrijf over moet naar een nieuw apparaat. “Dat duurde vroeger wel een paar weken, omdat iedereen naar de IT-afdeling moest komen en er allerlei stappen genomen moesten worden om de installatie mogelijk te maken”, aldus Hans Friedrich Meerholz van Avensus. “Nu zijn we binnen een paar dagen klaar.”
Bovendien biedt die eenvoud ook nieuwe kansen voor de organisaties zelf. “Een van onze klanten die voornamelijk in een van de steden in de Randstad zorg verleent, besloot om een samenwerking met een fietskoerier af te sluiten. Als er een nieuw apparaat geleverd moet worden aan een werknemer, bellen ze niet ons, maar die fietskoerier. Die brengt het apparaat en de werknemer kan snel weer aan het werk.”
Klantgerichtheid en ‑beleving
Om de organisaties verder te ontzorgen, neemt Avensus de verantwoordelijkheid voor de regie naar Microsoft en andere SaaS-leveranciers. Ook draagt Avensus zorg voor het technisch beheer van de it-infrastructuur die benodigd is voor het ontsluiten van deze diensten. Hier wordt 24 uur per dag, zeven dagen per week ondersteuning voor geboden. Mocht er bijvoorbeeld een storing zijn, dan biedt Avensus de juiste hulp.
“De tevredenheid van een werknemer is belangrijk, evenals de middelen en content die toegepast dienen te worden voor het bedrijfsproces”, aldus Pallencaöe over de ondersteuning van Avensus. “Als een werknemer niet tevreden is of niet kan werken, leidt dat tot een hoop frustraties. Dat is minder efficiënt.”
Het sturen op klantbeleving en -tevredenheid maakt deel uit van het ecosysteem van Avensus. Pallencaöe: “De eindgebruikers hebben van ons middelen gekregen om de dienstverlening op een eenvoudige wijze te toetsen en ook aan te geven waar het beter en efficiënter kan. Daarnaast hebben we kundige medewerkers in huis die de klant kennen en de gebruiker efficiënt en kwalitatief goed kunnen helpen. In onze maandelijkse reviews met klanten kwam naar voren dat zij graag minder tijd aan de telefoon besteden voor ondersteuning. Dat vertaalden wij in First Call Resolution, waarbij klanten in het eerste contactmoment al zoveel mogelijk voorzien worden van de benodigde antwoorden. Momenteel wordt 80 procent van de eerste contactmomenten bij Avensus afgehandeld met een oplossing.”
Avensus zorgt dus voor een digitale werkplek die volledig afgestemd is op de organisatie en zijn werknemers, en neemt daarbij zoveel mogelijk zorgen uit handen. Die werkplek is bovendien niet alleen beschikbaar op basis van Windows 10, maar kan ook ontwikkeld worden voor producten van Apple en Android-apparaten. Wilt u hier meer informatie over een digitale werkplek? Neem dan vrijblijvend contact op met een van de experts van Avensus.
